Softwarehersteller ändern regelmäßig ihre Lizenzmodelle, führen neue Produkte oder tokenbasierte Nutzung ein. Für Unternehmen wird es da schnell unübersichtlich – und teuer. Cideon unterstützt Sie mit langjährigem Know-how, damit Ihre Autodesk Lizenzen optimal eingesetzt werden.
Im Interview erklärt Gerd Lehmann, Head of Autodesk Solution Management, worauf es beim Lizenzmanagement ankommt und wie Unternehmen wie RWE jährlich über 300.000 Euro sparen konnten.
Interviewpartner Gerd Lehmann
Was beinhaltet Software-Lizenzmanagement?
Gerd Lehmann: „Lizenzmanagement ist ein komplexes Thema. Es geht einerseits um verschiedene Lizenzmodelle, wie zum Beispiel Abonnements oder Flex-Token, und andererseits um die Bereitstellung von Software, etwa On-Premise oder in der Cloud. Aber auch das Thema Lizenzhistorie ist von großer Bedeutung, gerade wenn es um die verschiedenen Releases der Software geht. Wir fragen uns bei unseren Kunden, welche Ausbaustufen von Lizenzen das Unternehmen besitzt, betrachten die Lizenzhistorie und finden auf dieser Basis die optimale Lösung für den Einsatz von Lizenzen.”
Welche Unternehmen sollten sich mit Lizenzmanagement beschäftigen?
Gerd Lehmann: „Alle, ohne Ausnahme. Es gibt in den meisten Fällen Optimierungspotenzial, entweder im Bereich Compliance oder in puncto Ressourceneinsatz.”
Wieso ist Lizenzmanagement so wichtig?
Gerd Lehmann: „Jedes Unternehmen, das Lizenzen eines Softwareherstellers erwirbt, muss gemäß der Lizenzbedingungen arbeiten. Um diese Licence Compliance zu gewährleisten, ist Lizenzmanagement unumgänglich.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Optimierung des Produktzugriffs. Es ist wichtig, dass der Anwender für sein Aufgabengebiet das richtige Produkt im benötigten Umfang nutzen kann.
Außerdem trägt das Lizenzmanagement zur Kostenoptimierung bei. Mittels Analysen und Reportings kann ein Unternehmen auswerten, ob tatsächlich alle Lizenzen im angedachten Umfang benötigt werden oder nicht – und genau dort gegensteuern und damit letztendlich Kosten sparen.”
Welche Software-Lizenzmodelle gibt es?
Gerd Lehmann: „Softwarehersteller bieten heutzutage eigentlich nur noch eine sogenannte Named-User-Lizenz an. Das bedeutet, die E-Mail-Adresse der Person muss eineindeutig sein. Mit dieser Lizenz können Nutzer auf ein Abonnement zugreifen. Das ist entweder ein Mietmodell oder ein tokenbasiertes Flex-Modell. Neben lokalen Installationen von Software (On-Premise) mit jährlichen neuen Releases, gibt es auch noch den wachsenden Anteil der Cloudlösungen.”
Wie funktioniert das Token-Modell von Autodesk?
Gerd Lehmann: „Autodesk bietet seit einiger Zeit das tokenbasierte Flex-Modell an. Ein Unternehmen kauft eine bestimmte Anzahl an Token und kann diese flexibel für den Zugriff auf verschiedene Softwarelösungen von unterschiedlichen Mitarbeitenden verwenden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter projektbezogen mit einer anderen Software oder eine studentische Hilfskraft mit den Produkten arbeiten soll. Das kürzeste Intervall für die Gültigkeit der Token sind 24 Stunden, in dieser Zeit hat das Teammitglied Zugriff auf die Software. Die Token sind außerdem sinnvoll, um Softwareprodukte zu testen und zu evaluieren, ob die Software einen Mehrwert für das Unternehmen bietet.”
Wie hat sich das Lizenzwesen von Autodesk in den letzten Jahren verändert?
Gerd Lehmann: „Ganz früher gab es das Single Licence Management (SLM), das war keine Named-User- sondern eine Einzelplatzlizenz. Außerdem hat Autodesk die Netzlizenz angeboten. Dabei wurden eine begrenzte Anzahl von Lizenzen über einen Netzwerk-Lizenzserver an mehrere Nutzer verteilt.
Im Jahr 2016 hat Autodesk die Kauflizenzen eingestellt und auf Mietlizenzen umgestellt. Daraufhin wurde das M2S-Programm (Maintenance-to-Subscription) ins Leben gerufen, ein Umstellungs-Angebot von Autodesk. Unternehmen mit entsprechender Lizenz-Historie hat Autodesk zugesichert, dass die Lizenzpreise bis 2028 alle 2 Jahre um maximal 5 % steigen.
Früher musste jede einzelne Rechts- bzw. Geschäftsform einen eigenen Lizenz-Pool vorhalten. Die Muttergesellschaft hatte also einen eigenen Lizenz-Pool und die Tochtergesellschaft auch. Mit den Autodesk Global Use Rights wurde die Möglichkeit eingeführt, Lizenzen im Unternehmensverbund zu teilen. Hier kommt der Autodesk Account ins Spiel.”
Was ist der Autodesk Account?
Gerd Lehmann: „Der Autodesk Account ist eine Web-Plattform für das Lizenzmanagement, auf der der Administrator des Unternehmens verschiedene Gruppen und Teams organisieren kann. In diesen werden Nutzer angelegt, denen dann die Lizenzen zugewiesen werden. Das können auch Gast-Nutzer sein, wie zum Beispiel ein externes Konstruktionsbüro. Im Autodesk Account werden nicht nur der Vertrag an sich und die Abonnements verwaltet, sondern auch die Token.
Der Autodesk Account wird im Standardplan (Included Plan) und Premiumplan (Business Success Plan) zur Verfügung gestellt. Beide Pläne können auf Single Sign-on (SSO) zugreifen. Eine Verzeichnissynchronisation zwischen der internen Systemlandschaft und dem Autodesk Account ist aber nur mit dem Premiumplan möglich.
Der Autodesk Account bietet verschiedene Analysen und Reportings an. So kann ausgewertet werden, wann sich eine volle Softwarelizenz lohnt und wann der Nutzer besser Token einsetzen sollte. Die E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden können dabei aus Datenschutzgründen verschlüsselt werden. Wir bei Cideon sagen, dass sich eine eigene Lizenz in der Regel erst lohnt, wenn der Nutzer mehr als 7-mal im Monat mit der Software arbeitet. Bis zu dieser Grenze sind Token günstiger.”
Welche Dienstleistungen bietet Cideon im Bereich Lizenzmanagement an?
Gerd Lehmann: „Was wir für unsere Kunden anbieten, hängt stark von der Anzahl der Lizenzen und der Komplexität der Organisationsstruktur des Unternehmens ab. Wenn wir im Autodesk Account zum sekundären Administrator benannt werden, können wir zum Beispiel neue Nutzer anlegen, Teams und Gruppen anpassen, Produkte zuweisen, Releases verwalten und mehr.
Wir haben außerdem einen Monitoring-Mechanismus geschaffen, der automatisiert erkennt, wenn ein Nutzer das Softwareprodukt über einen Zeitraum von 3 Monaten weniger als 7-mal nutzt. Dieser Nutzer wird dann automatisch in das Token-Modell verschoben. Für Unternehmen, die mehr als 500 Lizenzen besitzen, tragen solche Lizenzmanagement-Maßnahmen zu einer nicht unbedeutenden Kosteneinsparung bei. Ein gutes Beispiel dafür ist unser Kunde RWE.
Wenn Sie sich für Unterstützung im Bereich Lizenzmanagement interessieren, dann können wir Ihnen Support durch unsere dedizierte Customer Care Abteilung anbieten. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt mit uns auf.”
Welche Maßnahmen haben wir im Bereich Lizenzmanagement bei RWE durchgeführt?
Gerd Lehmann: „Bei RWE haben wir im Prinzip alles durchgeführt, was es im Bereich Lizenzmanagement zu untersuchen und zu optimieren gibt. Wir haben uns zunächst die verschiedenen Verträge mit den unterschiedlichen Historien angesehen. Diese haben wir dann, so gut es ging, von den Verlängerungszeiten koordiniert.
Außerdem haben wir einerseits durch Nutzerbefragungen und andererseits durch Analysen im Autodesk Account den aktuellen Status Quo der Lizenznutzung ausgewertet.
Im Anschluss haben wir Optimierungen im Autodesk Account durchgeführt. Dort haben wir die Unternehmensstruktur in den verschiedenen Teams und Gruppen abgebildet.
Das Ergebnis spricht für sich: RWE hat nun eine transparente, zentral verwaltete und flexible Lizenznutzung etabliert. Insgesamt konnte RWE über 100 Volllizenzen einsparen, was zu einer jährlichen Kosteneinsparung von über 300.000 Euro führt.”
Lesen Sie im kostenfreien Referenzbericht mehr über das gemeinsame Projekt.
